文件储存指南：公司同家庭文件点样妥善保存？

无论系屋企嘅单据合约，定系公司嘅帐簿文件，好多都有法定或者实际需要保存一段时间。点样存放先至稳妥又唔阻地方？

先搞清楚保存年期

• 公司帐目及业务纪录：香港《税务条例》一般要求保存至少7年
• 楼宇买卖、租约、保险单：建议保存至交易或保障期完结后最少6年
• 粮单、银行月结单：一般保存2至7年视乎用途
• 出世纸、学历证书等永久文件：正本永久保存，另备副本

分类同编目系关键

用文件夹按年份同类别企直摆放，每个储存箱贴上清单，记低入面有咩文件同埋可以销毁嘅年份。日后翻查唔使逐箱倒出嚟揾。

防潮防蛀先保得耐

纸张最怕潮湿同阳光。文件唔好贴墙摆、唔好放窗边同厕所厨房附近，箱内放防潮珠，避免用钉书钉同万字夹长期夹住（会生锈印）。重要文件可以入密实袋多一层保护。

公司文件交畀专业储存

写字楼呎价贵，用嚟摆陈年文件唔划算。将已结算年度嘅文件箱交畀上门收送储存，需要翻查时先叫返出嚟，悭位又合规。

定期清理

每年拨一次时间检视文件箱，过咗保存年期嘅文件用碎纸方式销毁，确保个人同公司资料唔外泄。