文件儲存指南：公司同家庭文件點樣妥善保存？

無論係屋企嘅單據合約，定係公司嘅帳簿文件，好多都有法定或者實際需要保存一段時間。點樣存放先至穩妥又唔阻地方？

先搞清楚保存年期

• 公司帳目及業務紀錄：香港《稅務條例》一般要求保存至少7年
• 樓宇買賣、租約、保險單：建議保存至交易或保障期完結後最少6年
• 糧單、銀行月結單：一般保存2至7年視乎用途
• 出世紙、學歷證書等永久文件：正本永久保存，另備副本

分類同編目係關鍵

用文件夾按年份同類別企直擺放，每個儲存箱貼上清單，記低入面有咩文件同埋可以銷毀嘅年份。日後翻查唔使逐箱倒出嚟搵。

防潮防蛀先保得耐

紙張最怕潮濕同陽光。文件唔好貼牆擺、唔好放窗邊同廁所廚房附近，箱內放防潮珠，避免用釘書釘同萬字夾長期夾住（會生鏽印）。重要文件可以入密實袋多一層保護。

公司文件交畀專業儲存

寫字樓呎價貴，用嚟擺陳年文件唔划算。將已結算年度嘅文件箱交畀上門收送儲存，需要翻查時先叫返出嚟，慳位又合規。

定期清理

每年撥一次時間檢視文件箱，過咗保存年期嘅文件用碎紙方式銷毀，確保個人同公司資料唔外洩。